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Traceline — une histoire de suiviUne régie immobilière

Un frigo en panne.
Et après ?

Un message. Plusieurs personnes. Un seul fil.
Voici comment une demande passe de main en main.

Scénario et données fictifs.
Mardi, 8 h 15 — chez Camille
Camille devant son frigo en panne écrit sur son téléphone. Elle dit : Gosh ! Mon fridge vient de me lâcher.
Le téléphone vu par Camille, face au salon où un enfant joue au sol. Elle envoie sur WhatsApp à sa régie : Chère régie adorée, mon frigidaire est en panne. Au secours !
Mardi, 8 h 17
Marc, collaborateur de Ma Régie
Marc, seul à son bureau : Mmmm, là il faut agir vite.
Vue derrière l’épaule de Marc, assis à un poste de travail aux proportions réalistes : son écran Traceline affiche une boîte de réception multicanale avec e-mails, WhatsApp, demandes du site internet et appels téléphoniques. La demande de Camille est sélectionnée, son message reste visible et Marc attribue le dossier à Clara.
E-mails, WhatsApp, demandes du site, appels téléphoniques : Traceline réunit ce qui arrive à la régie. Depuis cette boîte de réception commune, Marc attribue chaque demande à la bonne personne. Ici, il confie la réparation du frigo de Camille à Clara.
Clara, blonde avec une queue-de-cheval et un pull en maille dans le style années 50, est assise devant son ordinateur dont seul le dos est visible. Dans une bulle de pensée en nuage : Ahhh, il faut intervenir pour un frigo à la rue Index. Je vais consulter l’historique de cet appartement, identifier le modèle et contacter le réparateur.
Mardi, 8 h 25 — Clara, collaboratrice de Ma Régie
Une demande, une responsable. Clara prend le relais avec le message d’origine et son historique.
Vue derrière l’épaule de Paola, la directrice, qui regarde le tableau de bord Traceline sur son écran orienté vers elle, les pieds sur le bureau et un cigare à la main. Son écran réunit les indicateurs, les canaux de communication, la charge des services, les réattributions de responsabilité et les e-mails supprimés.
Qui s’en occupe ? Où en est-on ? Qu’est-ce qui bloque ? La direction retrouve les responsables, les statuts et les retards au même endroit.

Le frigo attend
encore sa réparation.
Le dossier, lui,
n’est plus perdu.

Traceline rassemble les demandes, leur responsable, les échanges et la prochaine action. Les équipes suivent le même dossier. La direction garde la vue d’ensemble.

Et chez vous, entre quelles étapes le travail se perd-il ?

Parlons de votre situation